Pflichtangaben in E-Mails – Abmahngefahr?

Aufgrund von Änderungen des HGB, GmbHG und AktG sind seit dem 1.1.2007 in allen Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“ Angaben zum Absender zumachen, die u.a. Rechtsform und Sitz sowie die Vertretungsbefugnisse und die Handelsregisternummer betreffen.

Unter „gleichviel welcher Form“ versteht der Gesetzgeber dabei ausweislich der Begründung der Bundesregierung zum Gesetzentwurf (BT-Drs. 16/960):

„Geschäftsbriefe und Bestellscheine unabhängig von der Form dieser Dokumente“

Angeführt werden in der weiteren Erläuterung „Telefaxe, E-Mails, etc.“. Es soll keine Unterscheidung nach der äußeren Form der Schreiben erfolgen (vgl. Seite 47, dort Nr. 13 der Begründung des Gesetzesentwurfs).

Betroffen von dieser Regelung sind alle Unternehmen, die unter das Handelsgesetzbuch (HGB) fallen – also z.B. OHG und KG – oder in der Form einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) oder Aktiengesellschaft (AG) bestehen.

Es ist aber auch der Einzelkaufmann betroffen.

Denn unter das Handelsgesetzbuch fällt nach § 1 jeder, der ein Handelsgewerbe betreibt. Unter „Handelsgewerbe“ ist dabei gemäß § 1 Abs. 1 HGB grundsätzlich jeder Gewerbebetrieb zu verstehen. Eine Ausnahme besteht nur, wenn es sich um eine nur geringfügige gewerbliche Tätigkeit handelt, die nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert.

Die Gesetzesänderungen im „Handelsgesetzbuch“, „Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung“ (Gmbh-Gesetz) und „Aktiengesetz“ (AktG) ergeben sich aus dem „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG). Mit diesen sehr versteckten Änderungen wurde letztlich die bisherige Anwendungspraxis (vgl. IHK Frankfurt am Main) bestätigt.

Wie bislang auch, drohen bei fehlerhaften oder unvollständigen Pflichtangaben einerseits Abmahnungen, andererseits Nachteile in der Rechtsdurchsetzung. Überdies hat der Gesetzgeber wie bisher auch Bußgelder vorgesehen. Deshalb sollte jeder, der sich als Verkäufer oder Dienstleister im Geschäftsverkehr bewegt, seine Angaben überprüfen.

Die je nach Rechtsform seit dem 1. Januar 2007 gültigen Regelungen finden sich in § 37a HGB, § 35a GmbHG und § 80 AktG. Danach sind in Geschäftsbriefen gleichviel in welcher Form anzugeben:

  • Rechtsform
  • Sitz der Gesellschaft
  • ergänzend für nichteingetragene Kaufleute: Firma
  • ergänzend für eingetragene Kaufleute, OHG, KG: Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist,
  • ergänzend für GmbH: das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • ergänzend für AG: das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist, sowie alle Vorstandsmitglieder und der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstands ist als solcher zu bezeichnen.

Mit den in die genannten Gesetze aufgenommen Regelungen wurden die europäische Richtlinie zu Offenlegungspflichten (2003/58/EG) und die Richtlinie zur Harmonisierung der Transparenzanforderungen (2004/109/EG) umgesetzt. Der deutsche Gesetzgeber hat die in den Richtlinien nur für Kapitalgesellschaften definierten Pflichtangaben auch den Einzelkaufleuten und Personengesellschaften auferlegt. Begründet wird dies damit (vgl. Seite 47, dort Nr. 13 der Begründung des Gesetzesentwurfs, BT-Drs. 16/960), daß der Geschäftsverkehr sich nicht auf verschiedene Standards je nach Unternehmensform einstellen müssen soll.

Der im Online-Verkauf tätige Unternehmer wird darüber hinaus aufgrund des verabschiedeten Telemediengesetzes (TMG) – mit dem Inkrafttreten ist voraussichtlich im März 2007 zu rechnen – seine Angaben erneut überprüfen müssen. Denn das TMG enthält in § 5 TMG Vorgaben zu den erforderlichen Angaben beim E-Mail-Versand und innerhalb der Anbieterkennzeichnung bzw. des Impressums.

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  1. […] Wie berichtet (siehe unsere Artikel vom 25. Januar 2007 und 1. Februar 2007), sind Unternehmer seit Beginn des Jahres 2007 verpflichtet, in allen Geschäftsbriefen, “gleichviel welcher Form” Angaben zum Absender zumachen, die u.a. Rechtsform und Sitz sowie die Vertretungsbefugnisse und die Handelsregisternummer betreffen. […]

  2. […] Es ist gekommen, wie es nicht anders zu erwarten war: Mandanten werden abgemahnt, weil sie in der E-Mail Korrespondenz nicht die vollständigen Pflichtangaben aufgenommen haben (vgl. unseren Beitrag). […]

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