E-Mail im Unternehmenseinsatz

Ist eine E-Mail rechtsverbindlich? Können Verträge per E-Mail geschlossen werden? Muss ich E-Mails an Kunden verschlüsseln? E-Mail, elektronische Post und Nachrichten, sind aus der Unternehmenspraxis nicht wegzudenken. Und dennoch ist in der anwaltlichen Beratungspraxis nahezu täglich zu erleben, dass vielen Beteiligten die genauen rechtlichen Regeln unklar sind.

E-Mail – was ist gemeint?

Zunächst ist zu klären, was genau unter E-Mail zu verstehen ist. Neben den klassischen Mailsystemen, bestehend aus Mailservern (per SMTP/POP3/IMAP) und Mailsoftware (Clients), etwa Micsosoft Outlook oder Thunderbird oder Apple Mail, gibt es eine Vielzahl weiterer Systeme, über die elektronische Post übermittelt wird. Zu denken ist an Chat-System, Listserver, aber auch Kommentar-Funktionen, verteilte Plattformen mit der Möglichkeit zum Nachrichtenaustausch usw. usf.

Es ist ratsam, eine Auflistung im Unternehmen anzulegen, welche elektronischen Kommunikationssysteme vorhanden sind und welche tatsächlich von den Mitarbeitern eingesetzt werden.

Es sollte gleich mit abgefragt werden, zu welchen Zwecken diese verwendet werden, wer der Anbieter ist, wo dieser seinen Sitz hat bzw. in welchem Land die zugehörigen Server angesiedelt sind.

E-Mail Recht – wo steht das?

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für E-Mails sind leider nicht zentral an einer Stelle festgelegt. Es kommt auf den jeweiligen Kontext der Benutzung an. Klassisches Beispiel: Wird das Medium E-Mail für die Korrespondenz mit den Kunden für die Begründung und Durchführung vertraglicher Leistungen eingesetzt? Oder wird E-Mail als Werbemittel eingesetzt? Handelt es sich um weitestgehend automatisierte Vorgänge wie bei Transaktionsbestätigungen?

Für ersteres gelten beispielsweise die Regeln zum Vertragsrecht, wie sie zunächst im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) festgeschrieben sind. Darüberhinaus kommen Regeln des Handelsrechts hinzu, sobald Kaufleute (im Sinne des Handeslgesetzbuchs, HGB) involviert sind. Die werbliche Nutzung fällt in das Gesetz gegen unlauteren Wettbewerb.

Insofern muss tatsächlich auch festgestellt werden, zu welchem Zwecke der elektronische Informationsaustausch erfolgt. Dann erst kann die Frage gestellt und beantwortet werden, welche gesetzlichen Regeln hier einschlägig sein könnten.

Die Mail einer Bank an einen Kunden, „Sie haben Post“ – gemeint ist das gesicherte ePostfach, das die Bank dem Kunden eingerichtet hat – ist zweifellos unverfänglicher, als eine direkt E-Mail der Bank an den Kunden mit dem konkreten Inhalt. Letzteres würde das Bankgeheimnis und den Datenschutz nicht wahren und würde einer entsprechenden Freistellungs- und Zustimmungserklärung des Kunden bedürfen.

Wie ist mit einer Adressänderung umzugehen, die ein Kunde per E-Mail übermittelt?

Oder was ist zu tun, wenn der Kunde per elektronicher Post Bestellungen aufgibt – tatsächlich dafür aber ein elektronisches Bestellwesen, etwa ein Onlineshop existiert?

Sollen derartige Nachrichten überhaupt gelesen, jedenfalls sodann bearbeitet werden?

Das kommt darauf an, wie das Unternehmen seine Prozesse gestalten und umsetzen will, ob das Abweichen vom Standard erlaubt werden soll, oder gerade nicht. Das ist eine unternehmerische, nicht selten vertriebliche Entscheidung.

Aber auch hier noch einmal der Blick in eine Bank, die deutlich strenger beaufsichtigt wird: Dort vom Standard abzuweichen, dürfte mit Blick auf das Bankgeheimnis und den Datenschutz, die es zu wahren gilt, nicht zulässig sein. Dabei unterstelle ich, dass, wie so häufig, keinerlei verschlüsselte Form der Mailkorrespondenz eingesetzt wird.

Wird ein Risikomanagement durchgeführt, wie es etwa die Mindestanforderungen zum Risikomanagement in der Kreditwirtschaft (kurz: MaRisk) aufsichtsrechtlich vorgeschrieben ist, so besteht noch viel weniger Freiraum zu eigenständigen Entscheidungen in Bezug auf solche Fragen.

Fazit

Es kommt für die Gestaltung von Abläufen und Prozessen in der elektronischen Kommunikation also auf den jeweiligen Kontext an. Danach sind die maßgeblichen Vorschriften zu identifizieren, die dann erst die Handlungsspielräume aufzeigen.

Diese können zudem branchenabhängig größer oder enger ausfallen, so dass auch die Branchenzugehörigkeit darüber entscheidet, auf welche Art und Weise etwa das E-Mail-Management im Unternehmen ausgestaltet werden kann.

Wie haben Sie die elektronische Kommunikation mit Kunden und Lieferanten organisiert? Bestehen Policys, Arbeitsanweisungen und zwingende technische Vorgaben (als organisatorische Maßnahme)? Wer beaufsichtigt bei Ihnen die Einhaltung der Vorgaben? Wie wird die Haftung der Geschäftsleitung insoweit „auf Null reduziert“?

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